Motivační dopis – vzor, návod a tipy

Po životopise, neboli CV se v dalším dílu ze série podrobných návodů, které jsme pro vás připravili podíváme na motivační dopis (v angličtině cover letter, v němčině Anschreiben), někdy označovaný také jako průvodní dopis, což však není zcela přesné. Dozvíte se jak ho napsat a jak by měl vypadat plus množství tipů, na co si dát při jeho sestavování pozor. V závěru samozřejmě najdete vzor.

K čemu slouží motivační dopis

Z pohledu personalisty je úkolem motivačního dopisu získat více informací o uchazeči a jeho vztahu k inzerovanému volnému místu. Především to, jak se slučují jeho schopnosti a zkušenosti s potřebami firmy a co ho motivuje pracovat na dané pozici.

Uchazeč o zaměstnání by se zase měl snažit motivačním dopisem přesvědčit personalistu, resp. zaměstnavatele, aby ho pozval na přijímací pohovor a následně zaměstnal. Musí v něm tedy vytvořit dojem, že je na danou pozici vhodným (tím nejlepším :)) kandidátem.

Je třeba si uvědomit, že ten skutečně první dojem nevytváříte na pracovním pohovoru, ale už svým životopisem a motivačním dopisem!

Jak z motivačního dopisu vytěžit co nejvíce

Pokud má životopis zaujmout a pomoci odlišit se od ostatních kandidátů, tak o motivačním dopise to platí dvojnásob, alespoň k tomu má větší předpoklady. Životopis by měl být stručný a zvlášť strukturovaný má svou pevnou formu, která nedovolí, příliš se rozepisovat. I při tvorbě motivačního dopisu, musíte dodržet formu a určitá pravidla, avšak při psaní máte podstatně větší volnost, kterou byste měli využít.

Neměli byste ho považovat pouze za povinný doplněk životopisu, který zkopírujete z internetu a jen vyměníte jméno, datum, profesi atd.. Jeho tvorbě byste měli věnovat dostatek času a energie, protože jen tak se může stát vaší vstupenkou na pracovní pohovor.

Jak napsat motivační dopis – návod

Pokud reagujete na několik inzerátů, vždy byste měli zohlednit specifika konkrétní pracovní nabídky a každý motivační dopis tvořit jako originál. Samotnému psaní by mělo proto předcházet důkladné seznámení se s firmou a s konkrétním pracovním místem. Informace je při tom dobré čerpat z více zdrojů.

Grafická úprava

Potřebné je dodržet základní formu.

  • Použít jednu stranu formátu A4, ne více.
  • Vhodně rozložit text na stránku použitím odstavců a volných řádků.
  • Použít jednotný, základní font, který použijete pro všechny dokumenty (i životopis, příp. žádost o zaměstnání).

Vhodné je přidržovat se i zaběhnuté struktury. K odlišení se od ostatních uchazečů použijte slova.

Základní struktura

Hlavička obsahuje vaše kontaktní údaje: akademický titul, jméno, adresa, telefon, e-mail (zarovnává se na střed).

Údaje o tom, komu je dopis určen: název firmy, jméno osoby, adresa (zarovnává se vlevo, nebo se pomocí tabulátoru (klávesa Tab) umístí na pravou stranu)

Místo a datum (zarovnává se vpravo)

Oslovení (zarovnává se vlevo)

(Další text lze zarovnat vlevo, nebo do bloku, podle toho, co vypadá lépe)

V úvodním odstavci uvedete, o jakou pozici se ucházíte a kde jste se o pracovní nabídce dozvěděli (název zdroje). Pokud je při nabídce uveden i datum zveřejnění, případně identifikační číslo inzerátu, můžete napsat i tyto údaje. Napište proč vás daná pozice zaujala a proč se o ni ucházíte. Můžete ji dát do vztahu nejen s oborem, ale i se samotnou firmou.

V další části se snažte odpovědět na otázku, proč právě vy jste na tuto pozici vhodným kandidátem. Vytvořit si představu, jak by měl vypadat ideální kandidát můžete především z inzerátu na základě požadavků zaměstnavatele na uchazeče o danou pracovní pozici a z pracovní náplně na této pozici. Pomoci si můžete i dalšími zdroji. Pro získání informací o náplni práce i profilu typových pozic můžete použít například stránky katalog.nsp.cz.

Svou argumentaci můžete stavět na svém vzdělání, schopnostech, dovednostech ale především zkušenostech, případně i charakterových vlastnostech.

Vlastnosti se však obvykle uvádějí v samostatném odstavci, v závěru kterého nepřímo požádáte o pozvání na pracovní pohovor.

Pak následuje už jen pozdrav a podpis (pro zvýšení autenticity modrým perem). Pokud posíláte dokumenty v textové podobě, elektronicky, místo podpisu můžete uvést své jméno a příjmení.

Aby zaměstnavatel mohl pracovat s informacemi, které jste mu zpřístupnili v souladu se zákonem, může od vás vyžadovat spolu s životopisem a motivačním dopisem i zaslání souhlasu se zpracováním osobních údajů (Zákon č. 101/2000 o ochraně osobních údajů).

Užitečné tipy

  1. Nepište “pohádky” ale k věci, využijte prostor, který máte efektivně a naplno.
  2. Uvádějte reálné projekty a situace, ve kterých jste využili své schopnosti a zkušenosti (pro lepší představu můžete použít čísla)
  3. Pokud budete motivační dopis do zaměstnání posílat v elektronické formě, podobně jako při životopise soubor můžete uložit ve formátu. DOC, nebo možná ještě lépe ve formátu PDF, při kterém bude zachován vzhled dokumentu. Slova v názvu souboru je nejlepší oddělit pomlčkami. Název může vypadat následovně: motivační-dopis-jméno-příjmení.pdf.
  4. Nesnažte se přesvědčit, že jste dobří ve všem, soustřeďte se na konkrétní profesi. Nemusíte vypsat všechny své kladné vlastnosti. Pokud jich bude méně ale souvisejících s náplní práce, získají větší důraz.
  5. Pokud je to možné, snažte se uvést adresáta jmenovitě. Odpovědná osoba bývá často uvedena pod inzerátem. Pokud tomu tak není, zkuste si zjistit její jméno, například e-mailem nebo telefonicky přímo u zaměstnavatele. Celý váš projev bude působit osobněji. Pokud si nejste jisti, kdo přesně se bude vaší žádostí zabývat, adresujte ji raději personálnímu oddělení. Oslovit personalistu cizím jménem by mohlo mít negativní efekt.
  6. Záměrným vynecháním některých detailů (např. souvisejících se zkušenostmi) můžete zkusit vzbudit u personalisty zájem poznat vás osobně a dozvědět se více. Samozřejmě by to nemělo působit prvoplánově.
  7. Pro absolventa jsou užitečné pracovní zkušenosti získané během studia. Pokud ještě studujete, pokuste se jich získat co nejvíce.

Extra tip

Pokud jste svůj motivační dopis napsané, zkuste ho na několik dní odložit. Když se k němu s odstupem času vrátíte, možná se vám ho podaří ještě o něco vylepšit.

Na co si dát při psaní pozor, aneb jak se vyhnou chybám

  1. Zbytečně neopakujte to, co je již uvedeno v životopise. Vhodné je, z textu na přiložený životopis odkázat.
  2. V dopise nesmí být žádné gramatické chyby. Několikrát si ho proto přečtěte (ne jen na monitoru, ale vytlačen), případně ho dejte přečíst i jiné osobě.
  3. Dbejte na stylistiku, aby bylo jeho čtení plynulé a aby jednotlivé myšlenky na sebe navazovaly.
  4. Podobně jako v životopise, uvádějte pouze pravdivé informace.
  5. Vyhněte se jakýmkoli negativním vyjádřením. Dopis by měl působit pozitivně.
  6. Pokud používáte k vytváření svých motivačních dopisů šablonu, nezapomeňte aktualizovat datum. Se změnou ostatních detailů, jako jsou název firmy, případně pozice by neměl být problém.
  7. Pozorně si zkontrolujte, zda píšete správně název firmy, v níž se ucházíte o místo. Platí to především pro složitější názvy. Překlep na tomto místě by znamenal velké mínus.
  8. Odborné termíny používejte s rozvahou.

Motivační dopis – vzor

Vzor motivačního dopisu

ing.. František Novák, Dělnická 2, 266 01 Beroun, tel.: 123 123 123, e-mail: frantisek.novak@emmail.cz

Prokrus s.r.o.
Eliška Moudrá
Wolkerova 55
397 01 Písek

Beroun, 1. 1. 2014

Paní Moudrá

Na základě inzerátu na stránce www.najlepsiaprace.cz, zveřejněném 23. 12. 2013 se ucházím o pracovní pozici marketingový specialista.

Zastávám názor, že pro každou společnost je velmi důležité využívat všechny dostupné kanály pro komunikaci s potenciálními zákazníky. Jak jsem si všiml, dělá to velmi úspěšně i Vaše firma. Pravděpodobně i proto patří mezi lídry v odvětví strojírenství. V oblasti marketingu se neustále vzdělávám a sleduji aktuální trendy a velmi rád bych využil svůj potenciál právě ve Vaší společnosti.

V předchozím zaměstnání jsem pracoval na reklamním oddělení, na pozici specializované na online marketing. Mám zkušenosti s vytvářením a správou firemní stránky na Facebooku a vedením kampaní. Jednou z nich se podařilo trvale zvýšit tržby firmy o 130%. Bohaté zkušenosti mám se správou kontextové reklamy. Dokážu pracovat samostatně na malých, i v týmu na velkých projektech.

Řešit problémy mi pomáhá především tvořivost a schopnost odlišit důležité věci od nepodstatných. Aktivně komunikuji v anglickém a německém jazyce. Seznam počítačových dovedností naleznete v přiloženém životopise.

Velmi dobře zvládám stres, jsem zodpovědný a kreativní, se smyslem pro detail a orientací na zákazníka. Jsem si jist, že svými nápady a zkušenostmi bych mohl přispět k dalšímu růstu společnosti.

Pokud Vás moje žádost zaujala, na osobním pohovoru velmi rád doplním další informace a představím konkrétní projekty, na kterých jsem dosud pracoval.

S pozdravem

(Podpis)

V souladu se Zákonem č. 101/2000 Sb. o ochraně osobních údajů dávám souhlas se zpracováním a uchování mých osobních údajů ve společnosti Prokrus s.r.o., Písek, v databázi uchazečů o zaměstnání na dobu 1 roku.

Buďte originální. Uvedený příklad berte jen jako inspiraci a nepoužívejte jej jako šablonu. Využijte ho kreativně, podle vašich potřeb.

Pokud jste vy sami přesvědčeni, že se na danou pracovní pozici hodíte a byli byste pro podnik přínosem, napsat přesvědčivý motivační dopis by pro vás neměl být problém.

Pokud hledáte ještě více informací na toto téma, můžete sáhnout po některé z dostupných příruček (jsou součástí publikací o psaní životopisu).

Další článek je věnován žádosti o zaměstnání.

Ďalšie zdroje informácií: